ובכן, אפשר להגיד שכבר הבנו שאפשר להשתמש ב-scrum כמעט לכל פרויקט בכל מקום…

אז הנה תיאור טכני של מסגרת scrum קצרה שהחבר'ה, 'לא IT', עשויים להשתמש בו גם כן.

כפי שמצהירים ב ScrumAlliance,

'Scrum' הוא גישה חדשנית לביצוע העבודה:
Scrum היא מסגרת זריזה להשלמת פרויקטים מורכבים. Scrum נוצרה במקור עבור פרויקטי פיתוח תוכנה, אך עובדת היטב עבור כל היקף עבודה מורכב וחדשני. האפשרויות אינסופיות.
הוא אחד מהפרקטיקות של Agile, המבוסס על יישום המניפסט והעקרונות של Agile.

Scrum מבוסס על העקרונות העיקריים הבאים:

• תהליך אינטראקטיבי ומצטבר.
• גישה מאורגנת עצמית בצוות.
• הסתגלות לשינוי.
• שיתוף פעולה מתמיד ותקשורת הם חברי הצוות.
• התאמה של התהליך באופן מתמיד תוך התייחסות ומעקב אחר המניפסט והעקרונות של Agile

מסגרת Scrum גנרית נראית כך:

Backlog: רשימת המשאלות הכוללת את כל הדברים שאנחנו צריכים או רוצים לעשות, מסודרת לפי ערך . עבור 5-10 הראשונים בלבד
Backlog ספרינט: כל אותם דברים שאנו רוצים לעשות במסגרת זמן הביצוע המיידית הבאה (ספרינט), מסודרים לפי ערך, מחולקים למשימות אופרטיביות, ומוערכים לפי מאמץ וסיכון העבודה הנדרש מהם.
הספרינט – פרק זמן קבוע, עם נקודת התחלה ונקודת סיום, פרק זמן שבו אנו מבצעים את משימות ה-backlog ומתחייבים לאיכות מסירה.

טקסים:

ספרינט מתחיל בפגישת תכנון: פריטי ה Backlog המגיעים מוכנים לתכנון, מחולקים למשימות, מוערכים בסיכון ובמאמץ וצוות הסקראם מתחייב למסירה שלהם.

פגישה יומית –  כדי להעריך התקדמות ומחויבות

הדגמת ספרינט: בסוף כל ספרינט הצוות מציג את תוצאות הספרינט והמשלוחים.

 מפגש רטרוספקטיבי של ספרינט בסוף כל ספרינט, הצוות יבחן בדיעבד את הביצועים שלו לשיפור מתמיד.

תשתית Scrum כוללת שלושה תפקידים עיקריים:

צוות Scrum: אחראי על המסירה – הישות הכי חשובה בכל התשתית , היחידה שיכולה לייצר מציאות מתוך חלומות של אחרים.
בעל מוצרproduct owner : אחראי לתעדוף , מתחזק את ה backlogs , אחראי להחזר על ההשקעה.
Scrum Master: מתפעל את התשתית הפרקטית של Scrum אחראי על אימון הצוות לרוח האג'ייל ולתפקוד בתוך התשתית.

ובהרחבה:

נתחיל בסיפור התרנגולת והחזיר:

 * * * *

חזיר ועוף הולכים במורד הכביש. העוף אומר, "היי חזיר, חשבתי שאנחנו צריכים לפתוח מסעדה!". חזיר עונה, "המממ, אולי, איך היינו קוראים לה?". התרנגולת עונה, "מה דעתך על 'ארוחת בוקר שינקן וביצים'?"

החזיר חושב לרגע ואומר, "לא תודה. אני אהיה מחויב כי אני נותן מהבשר שלי, אבל אתה רק תהיה מעורב!"

הסיפור הזה מייצג שני סוגים של חברי צוות במסגרת Scrum. חזירים, המחויבים לחלוטין לפרויקט ונותנים דין וחשבון על תוצאותיו, ותרנגולות, שמתייעצות בפרויקט ומעודכנות על התקדמותו. תרנגולות הן בדרך כלל הנהלה, מנהלי פרויקטים ואחרים שאינם חלק מהצוות. חזירים הם חברי הצוות בפועל,אלו שיש להם משימות להשלים במסגרת הספרינט, שעושים את העבודה בפועל.

כך למשל חזיר מקבל עדיפות בטקסי Scrum. הוא היחיד שיכול לדבר בפגישה היומית ולהעריך משימות במהלך התכנון. התרנגולות שם רק כדי לאתגר אותו לעשות זאת, ללמד אותו איך לעשות את זה ולשמור עליו כדי שיוכל להופיע ולספק.

 

המסגרת של Scrum בנויה מתפקידים שונים שמוודאים שהמסגרת עומדת.

צוות הסקראם: צוות מאורגן עצמאי מולטי דספלינארי, כלומר מכיל חברי צוות מדספלינות שונות, אחראי על אספקת מוצר עובד בסוף כל ספרינט. חברי הצוות הם אלו המנהלים את המשימות של עצמם במהלך הספרינטמעריכים את המשימות שלהם בעצמם ומתכננים את הספרינט כך שהמסירה תהיה אפשרית. הפורמט הטוב ביותר של הצוות יהיה של 5+-2 אנשים עם כישורים צולבים שיעשו את העבודה בפועל.

בעל מוצר product owner: בעל המוצר אחראי להחזר ההשקעה. הוא מייצג את "קול הלקוח" (לא צריך להיות לקוח פיזי) – יוצר ומתעדף את רשימת המשאלות הנקראת backlog.

הוא מוביל את הדרך, מחליט מה צריך לעשות ומאשר את התוצרים של צוות הסקראם.

לכל צוות scrum צריך להיות בעל מוצר אחד; מומלץ שלא לשלב תפקיד זה עם זה של Scrum Master או מנהל הצוות.

בעל המוצר מגדיר את ה-backlog, אחראי על כתיבת סיפורי המשתמש (אך אינו צריך לכתוב אותם בעצמו), מאשר את תוצרי הדרישות, והדגמת הספרינט מיועדת לו. ברוב המקרים הוא תרנגולת. כלומר, הוא מגיע למפגש היומי, הקשיב ושמור את שאלותיו עד הסוף. בעולם המודרני של היום הוא כבר חלק מהצוות ויש לו חלק נכבד ביכולת של הצוות להביא תוצר טוב, איכותי ובזמן.

מצופה מבעל המוצר להיות מעורב, לתת ולקבל משוב מוקדם וללוות את הצוות במשוב.

Scrum Master: אחד מחברי הצוות, האחראי להקל על התהליך. מכיר את Agile, אוכף את הכללים ומוביל את הצוות לעבר הלך הרוח האג'ילי. ה-SM אחראי להסרת מכשולים ליכולת של הצוות לספק את המטרה/המסירה של הספרינט. הוא לא מנהיג הצוות הרשמי אבל צריך להיות מנהיג בכל פעולות וקדנציה.

מנהל הצוות: הוא אחראי על החזון. הוא מנהל מעצים ומעצים את הצוות לקבל החלטות. המנהל אחראי לוודא שביצועי הצוות מתאימים לחזון הארגון. הוא לא חלק מצוות. הוא תרנגולת.

 

התהליך:

נתחיל ברשימת משאלות (backlog):

 

בעצם, רשימת המשאלות מכילה את כל המשימות שהצוות צריך לעשות – מאגר המשימות. מאגר זה נקבע על ידי העסק. מה הכוונה?

אם מדובר בפרויקט תוכנה, ה backlog יכלול את כל מה שצוות הפיתוח צריך לעשות כדי להשלים את הפרויקט בהצלחה, כגון פיתוח פיצ'רים חדשים, דוחות חדשים וכו'.

בבית שלנו, ה backlog יכול לכלול את כל הדברים שאנחנו כמשפחה צריכים לעשות, כמו לסדר את הסככה, לכסח את הדשא, לשלם את המשכנתא וכדומה.

בואו נדמיין צוות של מורים בבית הספר. רשימת המשאלות תכלול משימות שנקבעו על ידי ועד החינוך, ומשימות שלדעתנו חשובות כמו יום הורים.

 

ה backlog, בצורתו הראשונית, יכול להיות כללי מאוד. זה יכול להיות רשימה של כל הדברים שאנחנו רוצים שיקרו. אנחנו לא צריכים להיכנס לפרטי פרטים. לדוגמה, backlog המורים של בית הספר יכול לכלול גיוס כספים עבור פינת הליטוף וגיוס כספים עבור שכר לימוד נוסף. שני הצרכים הללו יתווספו בשלב זה, למרות שלא ברור מה חשוב יותר ואיך נעשה זאת.

ה backlog בראית על:

כמו בכל פרויקט אישי או תוכנה, יש לנו הרבה דברים שצריכים לקרות. ניקח חתונה למשל. צריך לקבוע את התאריך, האוכל, האורחים, סידורי הישיבה ועוד. אנחנו יודעים שתכנון מפורט למשך שישה חודשים לא יעבוד. למשל, מה התועלת בתכנון סידורי ישיבה כאשר אתה אפילו לא יודע מי מגיע ואיפה תתקיים החתונה. מה  שאנחנו כן יודעים בשלב זה הוא מהן אבני הבניין ברמה הגבוהה שלנו.

יש לסדר את backlog שלנו בצורה כזו שנוכל להבחין בין מה שצריך לטפל בו קודם למה שאחר כך. בשלב זה נוכל שהבין מהו הערך מאחורי כל משימה שעלינו לבצע, על מנת שנוכל להכניס אותן לסדר הנכון עבורנו לביצוע.

ניתן לקבוע את סדר המשימות לפי מספר גורמים, ביניהם חשיבות המשימה, מידת הקושי לביצועה, כמה זמן היא תארך ועוד.

אנחנו עדיין לא צריכים להתעמק בפרטים ספציפיים. אנחנו רק צריכים לדעת 'מספיק' על הנושא כדי להוסיף אותו.

 

 

עכשיו יהיה רעיון טוב לחשוב על ה'גודל' היחסי של כל משימה. האם זה גדול, בינוני או קטן?

 

סיפורי משתמש:user stories

לאחר שהבנו מספיק את התמונה הגדולה (בדגש על מספיק ולא גלשנו ליותר מידי פרטים) עלינו להתחיל לחלק את ה backlog לחלקים קטנים יותר, בתהליך של תכנון מתמשך. חשוב לזכור לעשות זאת רק עם הפריטים החשובים ביותר ב  backlog שלנו ולא על כל דבר. מה שמיקמנו למעלה ברשימה שלנו , נחשב חשוב יותר כרגע לטפל בו.

 

סיפורי משתמש ייווצרו כדי לזהות חלקים מעשיים ש "יכולים לקרות" קטנים. סיפורי המשתמשים הם תיאור של משימה שעלינו לעשות, יחד עם הגדרה של  מה שה עומר 'בוצע'(definition of done -DOD ), כך שהצוות יידע מה מצופה מהם להשיג, יוכל להעריך ולאחר מכן להתחייב להישג את המטרה.

כל סיפור משתמש ייכתב בצורה שהצוות יבין את ההגדרה שלו לביצוע, וייחשב כבוצע כאשר כל תנאי ה DOD והתאור בסיפור המשתמש יתקיימו.

קחו למשל את החתונה כדוגמה – אנחנו רוצים שהדיג'יי שלנו יבחר על סמך המלצות טובות מחתונות אחרות – ולכן חיפוש אחר המלצות הופך להיות סיפור משתמש, כשזה יבוצע המלואו, סיפור המשתמש מסומן כ'בוצע'.

 

הספרינט:

הצוות מקבל מסגרת זמן, הנקראת "ספרינט". מסגרת זמן זו היא באורך של שבוע עד ארבעה, והיא קבועה. לספרינט יש התחלה וסוף והוא כולל את כל אותם סיפורי משתמשים שהצוות מחויב לספק לפי הצורך.

הצוות יבחר ויתחייב למספר סיפורי משתמשים למסירה במהלך הספרינט.

בתחילת כל ספרינט יקיים הצוות מפגש תכנון. במפגש זה, סיפורי המשתמשים יוצגו לצוות יחד עם חזון התוצאה של הספרינט.

הצוות יאמוד כל סיפור משתמש ויחלק כל סיפור משתמש למשימות אופרטיביות.

הצוות ידון באסטרטגיה שלו לספק את כל סיפורי המשתמשים לקראת סוף הספרינט.

לאחר מכן, הצוות יתחייב לספק את המשימות שהושלמו.

 

 

לוח המשימות:

הרעיון הוא להיות מסוגל להסתכל על מאגר המשימות כולו, ולארגן אותם במקום אחד שכולם יכולים לראות – 'לוח המשימות'.

עכשיו קח את כל המשימות האלה שהתחייבת לבצע במהלך הספרינט. הצבתם על לוח המשימות פירושה שאתה שם לב אליהן, תגיע אליהן ותשיג אותן.

 

לוח המשימות מסמל את האופן שבו משימה הקשורה לסיפור משתמש צריכה לעבור מהגדרתה, עד לסיום. הצוות יעביר משימות לאורך הלוח כדי לשק. את מצבם הנוכחי בתהליך הביצוע.

בדרך כלל לוח המשימות הזה מחזיק שלושה שלבים עיקריים: לעשות, בתהליך, בוצע.

 

פגישת הצוות היומית: the daily scrum

פעם ביום, הצוות יקיים פגישת Scrum יומית מול לוח המשימות ויענה על מספר שאלות.

 

מה הסתיים אתמול?

מה אני הולך לסיים היום?

האם יש משהו שמפריע לי להתקדם?

מה הצעד הבא שלי ואת מי אני צריך?

מה קורה מחר?

מהו קצב ההתקדמות שלנו עד כה והאם צריך לקבל החלטות בעקבות תשובה לשאלה זו?

הצוות יוודא שהמחויבות שלו עומדת במסלול ואם לא, הצוות יטפל במכשול ובפתרון.

מפגש הסטנדאפ היומי נמשך לא יותר מ-15 דקות וקורה באותו זמן ואותו המקום כל יום.

 

במהלך הספרינט, כל חבר צוות עובד על משימה אחת בכל פעם, בהתאם ליכולותיו, ומשלים את המשימות הללו בזו אחר זו. לאחר השלמת כל המשימות, ניתן לקבל את סיפור המשתמש הקשור למשימות אלו.